Objectif : Cette formation d’approfondissement sur les fonctionnalités Microsoft Excel est divisée en 4 modules suivant votre besoin et le niveau de maîtrise de Microsoft Excel. De l’initiation à l’interface avec la prise en main des principales fonctions, à la création de bases de données et de leur utilisation, de la modélisation de tableaux de bord jusqu’à une première approche sur les macros (VBA).

Public Cible

Tout collaborateur de l’entreprise ayant à créer des tableaux, des bases de données, des statistiques et/ou de modéliser des tableaux de bord et documents de présentation avec les fonctionnalités Microsoft Excel.

Durée de la formation

Module 1 – Les fonctions de base – 1 à 2 demi-journées

Module 2 – Les formules de calcul – 2 à 4 demi-journées

Module 3 – Créer des reportings visuels – 2 à 4 demi-journées

Module 4 – 1ère approche sur les macros -1 à 2 demi-journées

Programme de la formation

Module 1- Reprises des basics et mise à jour Niveau 1 avec l’interface Microsoft Excel 2010

Appréhender l’ensemble des fonctions de Microsoft Excel 2010. Remise à niveau sur les outils permettant de créer, présenter et imprimer des tableaux simples intégrant des formules de calcul, à gérer les classeurs, à insérer des graphiques et à manipuler les principales fonctions de gestion de base de données.

  • Prise en main de l’écran de travail :
    • La nouvelle interface et le ruban d’Excel. Le vocabulaire Excel. La compatibilité avec les versions antérieures,
    • Présentation du nouveau menu Fichier (Backstage) et des ouvertures vers un travail collaboratif.
  • Conception d’un tableau :
    • Elaboration des besoins, positionnement des titres, saisie et création de formules de calculs simples,
    • Comprendre l’adressage relatif et absolu,
    • Recopier ou déplacer des informations, des formules.
  • Présentation d’un tableau :
    • Présenter rapidement un tableau avec les thèmes et les styles de Microsoft Excel 2010,
    • Adapter la hauteur et la largeur de lignes et/ou colonnes et présentation détaillée des cellules (police, nombre…),
    • La mise en forme conditionnelle,
    • Le collage amélioré d’Excel 2010, la recopie incrémentée et la gestion des séries.
  • Création d’un graphique :
    • Définir la zone de travail à l’origine du graphique,
    • Choisir un type de graphique adapté aux données,
    • Personnalisation de la présentation du résultat,
    • Les nouveaux mini-graphes Sparkline de Microsoft Excel 2010.
  • Paramétrage d’impression :
    • La gestion de la mise en page sous Microsoft Excel 2010 : les différents modes d’affichage,
    • Personnaliser les en-têtes et pieds de page,
    • Les sauts de page forcés, répéter des titres en lignes/colonnes et définir la zone à imprimer, ajustement automatique.
  • Création d’une base de données Excel :
    • Définition et création d’une base de données dans Microsoft Excel,
    • Utiliser les nouveaux outils de « tableaux »,
    • Saisir des données, utiliser une liste déroulante pour contrôler la saisie, intégrer des calculs simples,
    • Importer ou lier des données externes à un classeur Microsoft Excel.
  • Exploitation d’une base de données :
    • Gestion des tris et des sous-totaux,
    • Utiliser les filtres,
    • Suppression de doublons dans la base de Microsoft Excel,
    • Convertir des données externes,
    • Définir et réaliser un tableau croisé dynamique.
  • Gestion des onglets et des classeurs :
    • Créer, renommer, déplacer, supprimer et copier des feuilles,
    • Consolidation simple et complexe,
    • Travailler sur des classeurs non stockés en local, via SkyDrive. Découvrir Excel Web App.

Module 2 – Perfectionnement aux fonctions de calcul, aux statistiques avancées et aux graphiques

Exploiterez efficacement les bases de données Excel ou externes. Voir les liaisons, les importations, l’utilitaire Query ainsi que l’automatisation d’actions simples par l’enregistrement de macro-commande.

  • Les fonctions de calcul avancées :
    • Bibliothèque de fonctions. Saisies semi-automatiques,
    • Fonctions avancées : texte, conditionnelles…,
    • Imbriquer les fonctions, audit de formule,
    • Fonctions conditionnelles : NB.SI.ENS, SOMME.SI.ENS…
  • Les liaisons entre feuilles, entre classeurs :
    • Liaison simple entre deux feuilles d’un même classeur,
    • Utilisation de la copie de feuilles et création de calculs entre feuilles et entre classeurs différents,
    • Gérer les liaisons. Consolidation de données,
    • Travaux pratiques :
      • Utilisation des fonctions dans des tableaux d’exploitation. Consolider les informations de plusieurs classeurs.
  • Les graphiques :
    • Les nouveaux styles de graphiques. Création, mise en forme et impression de graphes,
    • Graphique à deux axes, graphiques combinés, courbes de tendance, graphiques sparkline,
    • Travaux pratiques :
      • Mettre en valeur les données avec un graphique approprié.
  • Importation de données :
    • L’interface d’importation de Microsoft Excel 2010,
    • Les principes d’importation et de connexion à des données externes : texte, CSV, Access,
    • Création d’une requête sur des données Access : l’utilisation du Query de Microsoft Excel,
    • Travaux pratiques :
      • Connexion à des données issues de diverses sources.
  • Les bases de données :
    • Les nouveaux outils de tableau, le tri et les filtres personnalisés et avancés,
    • La mise en forme conditionnelle améliorée et ses indicateurs de performance,
    • Identification et suppression de doublons dans une base,
    • Les TCD (Tableaux Croisés Dynamiques) avec calculs et regroupements personnalisés. Le nouvel outil Slicer,
    • Les graphiques croisés dynamiques.
    • Travaux pratiques :
      • Concevoir des TCD incluant des regroupements et des calculs personnalisés.
  • Outils de contrôle, de partage et de protection :
    • Insérer des contrôles dans une feuille. Imposer des critères de validation, utiliser une liste déroulante,
    • Protéger des cellules, la feuille, le classeur,
    • Partager un classeur avec d’autres utilisateurs,
    • Travaux pratiques :
      • Sécuriser la saisie des données dans une feuille. Utiliser un classeur partagé.
  • Principe de la macro-commande :
    • L’onglet Développeur sous Microsoft Excel 2010. Définition d’une macro. Enregistrement et exécution de macros,
    • Sécurité des macros. Lier une macro à un objet,
    • Travaux pratiques :
      • Création de macro-commandes.

Module 3 – Perfectionnement sur la création des graphiques et reportings visuels

Les graphiques sont des chiffres en image permettant d’augmenter la lisibilité des données chiffrées, illustrer une tendance ou faire une comparaison, utilisation des tableaux et graphique croisés dynamiques.

  • Respecter les étapes de construction d’un graphique :
    • Choisir le graphique le plus adapté au message à présenter,
    • Comprendre les paramètres du graphique pour le manipuler,
    • Bonnes pratiques : positionner, dimensionner et mettre en forme,
    • Identifier les points clés pour renforcer son impact.
    • Travaux pratiques :
      • Manipuler les propriétés et les boîtes de dialogue de mise en forme d’un graphique.
  • Construire et mettre en forme un graphique simple :
    • Définir, gérer et manipuler les données sources et séries,
    • Choisir une courbe, un histogramme ou un secteur,
    • Ajuster l’ordre de traçage des séries et adapter l’échelle des axes,
    • Changer la couleur de fond et le motif d’une série de données,
    • Les étiquettes de données.
    • Travaux pratiques :
      • Créer des graphiques simples et personnaliser leur mise en forme.
  • Personnaliser l’apparence générale d’un graphique :
    • Définir la position et la présentation du titre,
    • Choisir l’apparence du quadrillage des axes,
    • Modifier le texte et l’emplacement de la légende,
    • Changer la taille, la couleur et l’orientation des textes du graphique.
    • Travaux pratiques :
      • Revoir la présentation générale du graphique.
  • Concevoir des graphiques élaborés :
    • Combiner des types de graphiques en un seul : courbes, aires, histogrammes,
    • Ajouter une courbe de tendance sur un graphique,
    • Mettre en perspective avec deux axes (principal et secondaire),
    • Construire un diagramme de Pareto,
    • Travaux pratiques :
      • Approfondir les propriétés des graphiques.
  • Les graphiques spécifiques :
    • Nuage de points, comparer des données sur deux variables,
    • « Surface », représentation en trois dimensions d’un ensemble de données,
    • Bulles, mettre en relation trois séries de données,
    • Graphique de type « Radar », comparer plusieurs variables en parallèle.
    • Travaux pratiques :
      • Découvrir l’utilisation de graphiques spécifiques.
  • Trucs et astuces pour communiquer vos graphiques :
    • Coller un graphique en tant qu’image,
    • Animer des graphiques dans PowerPoint,
    • Manipuler les graphiques croisés dynamiques,
    • Business Intelligence, concevoir un tableau de bord de graphiques,
    • Fonctions avancées : DECALER, FREQUENCE, PREVISION, CROISSANCE, PENTE.
    • Travaux pratiques :
      • Ateliers créatifs d’amélioration des graphiques proposés.

Module 4 – 1ère approche sur les macros (VBA)

Comment réaliser un processus automatique par l’automatisation de tâches simples.

  • Identification des taches à automatiser :
    • Définition des étapes nécessaires pour atteindre l’objectif : découpage du processus,
    • Identifier les commandes et solutions techniques,
    • Tester avant enregistrement.
  • Fondamentaux :
    • Validation du scénario,
    • Règles de nommage des macros,
    • Emplacement d’enregistrement,
    • Mode relatif & mode absolu.
  • Les modes de déclenchement :
    • Par les menus,
    • Par les raccourcis clavier,
    • Par les boutons de commande,
  • Solutions pratiques et techniques :
    • Sélection de cellules disponibles et de cellules spéciales,
    • Sélection de la zone en cours.
  • Fenêtre programmation VBA :
    • Accès à la fenêtre de programmation,
    • Identifier l’explorateur de projet, les propriétés, les modules,
    • Lire le code d’une macro existante,
    • Modifications simples,
    • Enregistrer des actions isolées et les intégrer dans une macro existante.
  • Exploitation des macros :
    • Utilisation personnelle et mise à disposition de plusieurs utilisateurs,
    • Classeur de macros personnelles.
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